5. Gestión de Vuelos
Los vuelos se programan para una fecha y una ruta específica. Un nuevo vuelo recoge los servicios que se pueden transportar según su estado actual.
Aquí aparecen los servicios nuevos para dicha ruta, o los servicios que se enviaron incompletos en vuelos anteriores.
Para mayor facilidad, se pueden seleccionar todos los servicios y validar el peso o cantidad de piezas para que sean acordes a la capacidad de transporte del avión, quitando los servicios o sus cantidades, para poder satisfacer la capacidad del vuelo.
Cuando son seleccionados los servicios y su contenido para ser enviados en un vuelo, se les asigna un nuevo estado, para indicar que ya están en proceso de subirse al avión y ser posteriormente transportados, ya sea de forma completa o de forma parcial.
Finalmente cuando llega el vuelo a su destino, la función de «descargar todo», se encarga de asignar un nuevo estado, que indica que cada servicio ya arribó al destino final de la ruta.
6. Counter de Clientes
Este nuevo módulo tiene dos funciones principales:
1. Los encargados de recibir carga en Counter pueden tomar los datos de los clientes ágilmente con el módulo Counter de Clientes. Si un cliente no está en la base de datos se registra rápidamente, o si ya existe, sólo se selecciona con el fin de crear una orden de servicio, con todos los servicios de transporte que deseen solicitar.
2. A los clientes frecuentes se les permite el ingreso con credenciales a Dolibarr, para crear rápidamente una orden de servicio con los servicios de transporte que requieran, indicando sus características como: Ruta, tipo de carga, dimensiones, peso, consideraciones especiales de la mercancía, y la fecha esperada de la reserva de vuelo.
Según el tipo de carga, los clientes pueden subir documentación específica que se requiere para el proceso de transporte de su mercancía.
Este módulo es principalmente un autoservicio para los clientes, con lo que no necesitan hacer su solicitud por email, llamadas o whatsapp, sino que facilita que las ordenes de servicio sean registradas directamente en la plataforma, para que en una posterior notificación y revisión por parte del área logística, se apruebe o no el servicio de transporte y su fecha de reserva esperada.
7. Aplicación Móvil de Gestión en Bodega
La aplicación de gestión en bodega, se usa para el personal que recibe e inspecciona los servicios que que llegan a las instalaciones de la empresa. Su función es facilitar la recolección del peso de la carga, por medio de la lectura de un código QR, entregado por las básculas del área de recepción de los servicios; además de tomar otros datos de la carga, como son las dimensiones y la cantidad de piezas.
Si se encuentran novedades en la carga o descarga de la mercancía, desde la app pueden crear de manera rápida tickets de soporte con evidencias fotográficas de cada hallazgo.
8. Cuadro de Mando
Este módulo es un dashboard qué se actualiza en tiempo real, para mostrar en una sola ventana los servicios en sus diferentes estados, agrupándolos según la ruta o estado seleccionado. También permite buscar los servicios según su número de guía, e entrar a ellos rápidamente para realizar cualquier tipo de acción.
9. Tracking de los Servicios de Transporte Aéreo de Carga
Esta función permite ver todos los estados por los que ha pasado un servicio, vistos en una línea de tiempo, donde además se muestran los vuelos en los que fue transportado, con su cantidad de kilos y piezas por trayecto.
10. Documentos específicos por tipo de carga
Algunos servicios requieren una documentación de soporte para ser transportados. Por eso se generó una opción de subir documentos temporales a las reservas, para que puedan ser verificadas por el personal de la empresa, y así darles su respectiva aprobación.
Adicionalmente para resguardar el espacio en disco del sistema, está documentación se elimina una vez el servicio es aprobado y tiene una guía de transporte.
11. Notificaciones automáticas por correo electrónico
Al módulo notificaciones automáticas por correo electrónico, se le agregaron las opciones de incluir los diferentes estados por los que va pasando un servicio. Estas notificaciones se pueden activar a cuentas de correo internas de la empresa, o se le pueden activar a cada cliente, para informarle a sus contactos, solo los estados que les puedan interesar en tiempo real.
12. Gestión de Tickets de soporte
A las funciones básicas de atención de tickets de soporte, se le agregaron las opciones de indicar la orden de servicio de transporte involucrada, y el momento de ocurrencia de un evento, ya sea en la carga o descarga de la mercancía en el proceso logístico.
Además se agregó la facilidad de incluir las acciones preventivas y de mejora al ticket de soporte.
13. Gestión documental
El módulo documental de Dolibarr, facilita el almacenamiento de documentos en un árbol de carpetas, con permisos de exclusividad de lectura y escritura, según los grupos de usuarios seleccionados.
Se le incluyo a este módulo, la función de otorgar permisos excepcionales a usuarios, sobre archivos de ciertas carpetas, a los cuales no tiene acceso por no por pertenecer a los grupos de usuarios autorizados.
Adicionalmente a el módulo documental se le permitió registrar el tipo de documento, su versión y su estado de vigencia. Por otro lado, también se facilitó el registro a las personas encargadas de autorizar su revisión, y su posterior entrada en vigencia, para poder ser visualizado por otros usuarios.
14. Gestión de Encuestas
Es un nuevo módulo que facilita la creación de encuestas para los clientes frecuentes. Las encuestas inician con la creación de las preguntas, sus tipos de respuestas, son su respectiva cuantificación.
Las encuestas se pueden enviar manualmente o se programan para ser enviadas a los clientes frecuentes semestralmente.
Los resultados de las encuestas se observan fácilmente por cada pregunta en el dashboard del módulo.
15. Reportes descargables
Los reportes descargables en Excel, se generan por medio de la herramientas de exportación de Dolibarr, para módulos como Clientes, Servicios, Cotizaciones, Ordenes de Servicio y Programación de vuelos.
Las estadísticas principales de cada uno de estos módulos, se pueden ver de forma inmediata en los dashboards de cada uno de ellos.
En conclusión, la facilidad de implementación de un sistema basado en licencias open source, hace de Dolibarr una herramienta útil para hacer reúso de sus múltiples funciones, adaptándolas necesidades de los clientes o en su defecto, creando nuevos módulos que son necesarios para la operación de cada cliente. Esto permite la reutilización de funciones ya probadas en el sistema abierto, redundando en menores tiempos y costos de desarrollo, y en una entrada en servicio más eficiente.