OpenProject es un sistema colaborativo de gestión de proyectos de software, desarrollado y mantenido por openproject.org, entregado bajo el esquema de licencia OpenSource.
Es una herramienta diseñada para manejar proyectos que hacen uso de metodologías de desarrollo ágil como Scrum; permitiendo la gestión del roadmap de un proyecto desde su comienzo hasta su entrega final, adaptándose fácilmente para la gestión de proyectos bajo CMMI.
Concepción del Proyecto – Product Backlog
OpenProject permite gestionar un proyecto desde su concepción, permitiendo recolectar ideas del cliente o del grupo de trabajo del proyecto que se está iniciando.
Luego cuando ya queda definido el product backlog con las historias de usuario del cliente; permite identificar el alcance y los entregables, para cada una de las fases en las que se va a dividir el proyecto.
Para luego ser distribuidos en los diferentes sprints o fases en los que se va a dividir el proyecto; pasando por todas las fases del ciclo de vida del software, hasta su paso a soporte y garantía.
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Sprints del Proyecto
Este mismo esquema permite manejar sprints para la gestión de errores y también una lista de deseos durante la fase de desarrollo de un producto.
Esta facilidad permite que este tipo de actividades entre en periodo de revisión, verificación, estimación y posterior aceptación o rechazo, para ser encargada a un responsable, considerando la prioridad del cambio o error que haya sido detectado.
Cada una de las historias de usuario contienen tareas y otras actividades que se asignan a los responsables adecuados, dentro de un periodo de tiempo específico, y unas horas estimadas.
Esta disposición de tareas y sus estados se pueden gestionar mediante un tablero de control, donde se puede ver el estado de cada una de ellas, pasando de un estado a otro, simplemente arrastrando y soltando los cuadros de colores que se muestran en la gráfica.
La definición del proyecto y su planeación se puede llevar a cabo mediante líneas de tiempo en formato de diagramas de Gantt, junto con calendarios y el roadmap del proyecto.
Mostrando también un cronograma con las activiades del proyecto:
Y un roadmap con las características definidas para cada sprint:
Seguimiento de actividades
Cuando cada uno de los responsables de las actividades de un proyecto actualizan su progreso y las horas empleadas, y otras notas relacionadas con dicha tarea, además de poder registrar otros gastos que se hayan incurrido dentro de la ejecución de dicha tarea. Adicionalmente la persona puede subir archivos anexos relacionados con la actividad empeñada.
Para cada actividad que se está trabajando, las horas empleadas, se van descontando del presupuesto de horas empleadas, y sirven de base para el cálculo de los costos hora-hombre.
Las actividades realizadas se muestran en el resumen de actividades del proyecto, indicando la fecha y hora de actualización, y el responsable.
Adicionalmente se puede programar que el sistema envíe notificaciones por correo electrónico cuando las diferentes actividades son actualizadas en OpenProject, ya sea al Project Manager o a otros miembros del equipo de trabajo.
Dentro del desarrollo del proyecto, las reuniones son muy importantes como puntos de seguimiento, control y realimentación.
Gestión de reuniones
En OpenProject también se pueden gestionar las reuniones que se realizan internamente o con el cliente. Permitiendo tener el registro, la programación y los temas tratados en cada una de esas reuniones de seguimiento y control.
Para las reuniones se maneja una Agenda y la minuta o acta de la reunión.
Desde la plataforma también se pueden llevar documentos que se van generando en todo el ciclo de vida del proyecto, de tal manera que la información se va manteniendo de manera centralilzada en una sola plataforma.
Gestión de repositorios y Reportes
OpenProject también permite el enlace contra el repositorio de código como GIT, facilitando la conexión y descarga de la últimas versiones del código, junto con el control de cambios del mismo.
Para el control y el desempeño del proyecto, OpenProject maneja dos indicadores básicos, uno relacionado con el tiempo total estimado y el tiempo empleado en todas las actividades; y el otro del presupuesto del proyecto contra los gastos en recursos humanos y otros gastos de operación.
Además del control de actividades y tiempo, OpenProject permite el registro de presupuestos, donde podemos incluir el costo de hora-hombre, y otros costos adicionales que se proyectaron para el proyecto desde el proceso de cotización.
De esta forma OpenProject me muestra el estado de salud del proyecto, considerando el progreso de cada uno de los sprint, el grado de consumo del presupuesto de horas hombre y de otros gastos del proyecto.
Esta información correctamente diligenciada, nos permite tener un control efectivo del proyecto, permitiendo llevarlo a buen término dentro del tiempo planeado, y los costos presupuestados.
Logrando un beneficio tangible tanto para la empresa de desarrollo, como para un cliente que se siente satisfecho de recibir un producto dentro de los términos esperados de tiempos, costos, alcance y calidad.
Cierre del Proyecto
Una vez que el proyecto se cierra, OpenProject posee una funcionalidad conocida como Wiki, que sirve para crear los reportes de cierre del proyecto, junto con los principales resultados y lecciones aprendidas del mismo.
OpenProject es una herramienta que se puede montar fácilmente en un ambiente Linux, o también puede ser hosteado por OpenProject.org bajo un esquema de servicio en su edición profesional.
Esta plataforma es muy útil para la planeación, ejecución y control de un proyecto de software bajo metodologías ágiles.
Finalmente es una gran ventaja poder contar con herramientas de estas características para poder hacer un control efectivo de las actividades de un proyecto, garantizando el cumplimiento en tiempo, costos y calidad.
Este es un artículo parte de nuestro sistema de divulgación de conocimiento en ITSoftware SAS.
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