Dolibarr para la logística de transporte aéreo de carga

Dolibarr es un ERP/CRM de software abierto creado en 2002, por una gran comunidad de desarrolladores, encaminado a la gestión comercial , financiera, administrativa, operativa, documental, de soporte, entre otras funciones empresariales.

Dolibarr para transporte aéreo de carga
Dolibarr para transporte aéreo de carga

La ventaja de ser un sistema abierto, es que tenemos acceso a su código fuente, ya sea para adaptarlo a las necesidades específicas de una empresa, ampliando o combinando sus módulos de caja, o creando nuestros propios módulos, que puede requerir una empresa, y que el sistema no trae de caja.

Está facilidad en su adopción y adaptación, permiten el reuso del software, un menor tiempo de desarrollo, reducción de costos de codificación, y una más rápida puesta en servicio de un sistema, con módulos ya probados por la comunidad Dolibarr.

Dolibarr para la gestión del transporte Aéreo de Carga

Teniendo en cuenta estás consideraciones, en este artículo vamos a hablar de la adopción de Dolibarr para la administración, gestión comercial y logística una empresa de transporte aéreo, desarrollado por ITSoftware SAS para la empresa Colombian Air Cargo. En dicho sistema se consideraron los siguientes módulos para la operación de esta empresa:

1. Gestión de Servicios de Transporte Aéreo de Carga

A los servicios normales provistos por Dolibarr, se les adjunto las opciones de identificar la ruta, el tipo de carga, el cliente, el flete, tarifas mínimas y cantidades, para el cual aplica el servicio de transporte aéreo de carga.

Gestión de servicios de transporte aéreo de carga Dolibarr
Gestión de servicios de transporte Dolibarr

Esto facilita la discriminación de tarifas negociadas con los clientes, según las rutas y los tipos de carga. Además de tener unas tarifas públicas para clientes que no tienen tarifas negociadas .

Por otro lado, cada servicio puede tener unos costos fijos adicionales, qué se adjuntan al momento de registrarlo, en una cotización u orden de servicio.

Fletes y Costos adicionales en el servicio de transporte aéreo de carga
Fletes y Costos adicionales en el servicio

El ingreso de nuevos servicios y/o actualización de tarifas de servicios existentes, se puede efectuar manualmente, o de forma masiva, por medio de plantillas de excel, que se gestionan desde el módulo de herramientas de Dolibarr.

2. Gestión de Clientes

Al módulo de clientes se le agregó la opción de almacenar documentos específicos, que se quiere conocer de clientes crédito o frecuentes. Estos documentos tiene una fecha de caducidad, para que sean renovados en un periodo de tiempo específico.

Gestión de Clientes Dolibarr
Gestión de Clientes Dolibarr

3. Gestión de Cotizaciones de Servicio Aéreo de Carga

Adaptando la creación de este documento para los servicios de transporte, según sus características tales como tipos de carga, rutas, dimensiones, peso volumétrico y por ende, tarifas diferenciales por clientes, rutas, tipos de carga, cantidades y tarifas mínimas .

Cotizaciones para el transporte aéreo de carga
Cotizaciones para el transporte aéreo de carga

Las cotizaciones aprobadas por el cliente, pueden convertirse en órdenes de servicio, que heredan cada uno de los items de las cotizaciones, como servicios de transporte para un cliente, una ruta y un tipo de carga.

La impresión de las cotizaciones también fue modificado para adaptarse a las condiciones específicas de los servicios de transporte y sus costos adiciones.

Modelo de impresión de cotización transporte aéreo decarga
Modelo de impresión de cotización transporte aéreo

4. Gestión de Ordenes de Servicio de Transporte Aéreo

Este módulo usó las características propias de las órdenes de venta de Dolibarr, incluyendo a las reservas como servicios de transporte, diferenciables de acuerdo al cliente, las rutas y los tipos de carga.

Ordenes de Servicio de Transporte Aéreo de Carga
Ordenes de Servicio de Transporte Aéreo de Carga

Es así como cada orden de servicio puede contener uno o más servicios de transporte, según lo que haya incluido el cliente en una petición de servicios, o sean heredados de una cotización previa.

Estas reservas poseen sus propios estados y flujos de aprobación, limitadas por los permisos de los usuarios y la precedencia de dichos estados.

Gestión de las reservas de transporte aéreo de carga
Gestión de las reservas

Adicionalmente con una aplicación móvil para el personal de bodega, se recolectan en sitio, los datos principales del estado de una carga recibida, como son su peso, dimensiones, cantidad de piezas y su estado físico.

También pueden reportar novedades que se encuentren en la mercancía, adjuntando fotografías como evidencias de esos eventos. Estas novedades son creadas en el sistema como tickets de soporte.

Detalles físicos del servicio de transporte aéreo de carga
Detalles físicos de la carga

Una vez que son revisados los servicios, se pueden programar para ser enviados en un vuelo, ya sea de forma completa o parcial, según la capacidad del avión.

Cuándo se cargan los servicios en un vuelo, un nuevo estado distingue que ya están en proceso de transporte hasta que su destino, y es ahí cuando se registran con un nuevo estado como descargados en dicho lugar.

En el destino final se pueden registrar otros tickets como novedades, si se llegan a presentar en el proceso de vuelo o descarga, para finalmente indicar que ha finalizado el proceso de descarga.

Cargas, descargas y actividades adicionales
Cargas, descargas y actividades adicionales

Como se puede desear hacer seguimiento, a otros eventos luego de la descarga en el destino, también se pueden registrar otras actividades adicionales, según las condiciones requeridas por cada tipo de carga.

5. Gestión de Vuelos

Los vuelos se programan para una fecha y una ruta específica. Un nuevo vuelo recoge los servicios que se pueden transportar según su estado actual.

Aquí aparecen los servicios nuevos para dicha ruta, o los servicios que se enviaron incompletos en vuelos anteriores.

Programación de carga en Vuelos
Programación de carga en Vuelos

Para mayor facilidad, se pueden seleccionar todos los servicios y validar el peso o cantidad de piezas para que sean acordes a la capacidad de transporte del avión, quitando los servicios o sus cantidades, para poder satisfacer la capacidad del vuelo.

Cuando son seleccionados los servicios y su contenido para ser enviados en un vuelo, se les asigna un nuevo estado, para indicar que ya están en proceso de subirse al avión y ser posteriormente transportados, ya sea de forma completa o de forma parcial.

Finalmente cuando llega el vuelo a su destino, la función de «descargar todo», se encarga de asignar un nuevo estado, que indica que cada servicio ya arribó al destino final de la ruta.

6. Counter de Clientes

Este nuevo módulo tiene dos funciones principales:

1. Los encargados de recibir carga en Counter pueden tomar los datos de los clientes ágilmente con el módulo Counter de Clientes. Si un cliente no está en la base de datos se registra rápidamente, o si ya existe, sólo se selecciona con el fin de crear una orden de servicio, con todos los servicios de transporte que deseen solicitar.

autoservicio de servicios de transporte aéreo de carga
Counter de Clientes

2. A los clientes frecuentes se les permite el ingreso con credenciales a Dolibarr, para crear rápidamente una orden de servicio con los servicios de transporte que requieran, indicando sus características como: Ruta, tipo de carga, dimensiones, peso, consideraciones especiales de la mercancía, y la fecha esperada de la reserva de vuelo.

Según el tipo de carga, los clientes pueden subir documentación específica que se requiere para el proceso de transporte de su mercancía.

Creación de un servicio aéreo de transporte de carga
Servicio de transporte aéreo de carga

Este módulo es principalmente un autoservicio para los clientes, con lo que no necesitan hacer su solicitud por email, llamadas o whatsapp, sino que facilita que las ordenes de servicio sean registradas directamente en la plataforma, para que en una posterior notificación y revisión por parte del área logística, se apruebe o no el servicio de transporte y su fecha de reserva esperada.

7. Aplicación Móvil de Gestión en Bodega

La aplicación de gestión en bodega, se usa para el personal que recibe e inspecciona los servicios que que llegan a las instalaciones de la empresa. Su función es facilitar la recolección del peso de la carga, por medio de la lectura de un código QR, entregado por las básculas del área de recepción de los servicios; además de tomar otros datos de la carga, como son las dimensiones y la cantidad de piezas.

Si se encuentran novedades en la carga o descarga de la mercancía, desde la app pueden crear de manera rápida tickets de soporte con evidencias fotográficas de cada hallazgo.

8. Cuadro de Mando

Este módulo es un dashboard qué se actualiza en tiempo real, para mostrar en una sola ventana los servicios en sus diferentes estados, agrupándolos según la ruta o estado seleccionado. También permite buscar los servicios según su número de guía, e entrar a ellos rápidamente para realizar cualquier tipo de acción.

Cuadro de mando de servicios de transporte aéreo de carga
Cuadro de mando de servicios de transporte

9. Tracking de los Servicios de Transporte Aéreo de Carga

Esta función permite ver todos los estados por los que ha pasado un servicio, vistos en una línea de tiempo, donde además se muestran los vuelos en los que fue transportado, con su cantidad de kilos y piezas por trayecto.

tracking de servicios aéreos de carga
Tracking del servicio de transporte aéreo

10. Documentos específicos por tipo de carga

Algunos servicios requieren una documentación de soporte para ser transportados. Por eso se generó una opción de subir documentos temporales a las reservas, para que puedan ser verificadas por el personal de la empresa, y así darles su respectiva aprobación.

Adicionalmente para resguardar el espacio en disco del sistema, está documentación se elimina una vez el servicio es aprobado y tiene una guía de transporte.

11. Notificaciones automáticas por correo electrónico

Al módulo notificaciones automáticas por correo electrónico, se le agregaron las opciones de incluir los diferentes estados por los que va pasando un servicio. Estas notificaciones se pueden activar a cuentas de correo internas de la empresa, o se le pueden activar a cada cliente, para informarle a sus contactos, solo los estados que les puedan interesar en tiempo real.

Notificaciones para usuarios internos
Notificaciones para usuarios internos
Notificaciones para contactos del cliente
Notificaciones para contactos del cliente
Correo de notificación de cambio de estado de servicios de transporte aéreo de carga
Correo de notificación de cambio de estado

12. Gestión de Tickets de soporte

A las funciones básicas de atención de tickets de soporte, se le agregaron las opciones de indicar la orden de servicio de transporte involucrada, y el momento de ocurrencia de un evento, ya sea en la carga o descarga de la mercancía en el proceso logístico.

Además se agregó la facilidad de incluir las acciones preventivas y de mejora al ticket de soporte.

Tickets de soporte
Tickets de Soporte

13. Gestión documental

El módulo documental de Dolibarr, facilita el almacenamiento de documentos en un árbol de carpetas, con permisos de exclusividad de lectura y escritura, según los grupos de usuarios seleccionados.

Se le incluyo a este módulo, la función de otorgar permisos excepcionales a usuarios, sobre archivos de ciertas carpetas, a los cuales no tiene acceso por no por pertenecer a los grupos de usuarios autorizados.

Adicionalmente a el módulo documental se le permitió registrar el tipo de documento, su versión y su estado de vigencia. Por otro lado, también se facilitó el registro a las personas encargadas de autorizar su revisión, y su posterior entrada en vigencia, para poder ser visualizado por otros usuarios.

Gestión Documental
Gestión Documental

14. Gestión de Encuestas

Es un nuevo módulo que facilita la creación de encuestas para los clientes frecuentes. Las encuestas inician con la creación de las preguntas, sus tipos de respuestas, son su respectiva cuantificación.

Encuestas Dolibarr
Encuestas Dolibarr

Las encuestas se pueden enviar manualmente o se programan para ser enviadas a los clientes frecuentes semestralmente.

Los resultados de las encuestas se observan fácilmente por cada pregunta en el dashboard del módulo.

Resultados de las encuestas
Resultados de las encuestas

15. Reportes descargables

Los reportes descargables en Excel, se generan por medio de la herramientas de exportación de Dolibarr, para módulos como Clientes, Servicios, Cotizaciones, Ordenes de Servicio y Programación de vuelos.

Las estadísticas principales de cada uno de estos módulos, se pueden ver de forma inmediata en los dashboards de cada uno de ellos.

Exportación de los datos Dolibarr
Exportación de los datos Dolibarr

En conclusión, la facilidad de implementación de un sistema basado en licencias open source, hace de Dolibarr una herramienta útil para hacer reúso de sus múltiples funciones, adaptándolas necesidades de los clientes o en su defecto, creando nuevos módulos que son necesarios para la operación de cada cliente. Esto permite la reutilización de funciones ya probadas en el sistema abierto, redundando en menores tiempos y costos de desarrollo, y en una entrada en servicio más eficiente.

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