Poseer un PC y al menos herramientas electrónicas tales como aplicaciones de software para controlar la gestión financiera y económica de su empresa, es de mucha importancia para su solidificación y sostenimiento a largo plazo.
Es verdad que en el mundo actual existe una gran eficiencia y eficacia de los software económicos financieros desarrollados con la filosofía cliente servidor, pero no se puede decir lo mismo del personal que le corresponde explotar los mismos.
No se trata de tener el mejor software, sino de lograr la mejor sinergia posible entre el hombre y la máquina.
Se define Software Contable, a los programas de contabilidad o paquetes contables, 
destinados a sistematizar y simplificar tareas de contabilidad. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa como: Las funciones de compra, ventas, ventas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas etc.
Para este proceso solo hay que ingresar la información requerida como las pólizas contables, ingresos y egreso y hacer que los programas realicen los cálculos necesarios. Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Existen varios tipos de software contables como los que veremos a continuación:
- Uno personal o doméstico
Utilizado por los usuarios domésticos, que por lo general utilizan el programa contable con pólizas contables manuales a través de cuentas, las cuales controlan en hojas de cálculo sus presupuestos administrativos al igual que la conciliación de la contabilidad.
- En low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de software contable de costos bajos permiten que se realice la mayoría de las contabilidades de los negocios.
Actualmente las características de las aplicaciones de software contable, exigidos por los usuarios, ha permitido que, en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado. Así tenemos que hoy en día los software contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir, en tiempo real. La época de los programas modulares independientes, está pasando, ya que los empresarios aún en las pymes, exigen integración total entre todos los módulos de sus aplicaciones.
- El mercado medio, cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser capaces de servir a las necesidades estándares de contabilidad múltiples nacionales que permiten la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal característica es que atiende empresas con necesidades de participar varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa.
Asimismo, existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de auto aprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de las empresas proveedoras de apoyarlos on -line, pero dándoles un espacio en que prácticamente no requieren de ellos para no tener tecno dependencia.
La facilidad de migrar de la versión mono usuario (gratuita o no) a la versión multiusuario sin efectos colaterales o procesos engorrosos, es otro aspecto que miran las empresas al decidirse por este tipo de software contable a fin de organizar su empresa con una verdadera solución contable.
- Mercado Vertical: Algunos software para la contabilidad de negocios están diseñados para los negocios específicos. Incluirán por cierto las características que son específicas para dicho cliente.
Los software son herramientas que ayudan a agilizar y a hacer menos engorroso el manejo contable de una empresa. Pero no debemos dejar todo a los creadores ni desarrolladores de su software, la menor dependencia acarreará mejores resultados tanto cualitativos como cuantitativos.
Este artículo hace parte del servicio de divulgación de conocimientos de ITSoftware SAS