SuiteCRM es una plataforma opensource, es decir sin costo de licencias, muy útil para las empresas que desean controlar todo su ciclo comercial, también como sus actividades de mercadeo y de servicio postventa.
El control de las ventas y todas las actividades relacionadas, puede convertirse en un dolor de cabeza si no tenemos una herramienta que nos permita hacer un control y seguimiento minucioso, durante todo el ciclo de vida de un prospecto comercial, donde podamos tener una panorámica de todos los actores involucrados, tanto nuestros vendedores, como los clientes actuales y potenciales, las cotizaciones, los contratos y su facturación.
La ventaja de este tipo de sistemas CRM, es que permite unificar en una sola plataforma la atención de los clientes, permitiendo hacer un rastreo de todas las actividades que se realizan sobre él, junto con toda la actividad comercial actual y futura. De igual modo también unifica los resultados de los empleados encargados de las ventas, y la atención postventa de los clientes.
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SuiteCRM es un sistema que se instala en un servidor bajo Linux, con una base de datos MySQL, con Apache como servidor web, en menos de 1 hora.
En seguida voy a detallar sus principales funciones y características que nos ofrece SuiteCRM como Customer Relationship Management (CRM), mediante el siguiente mapa mental:
Control de Ventas
Para el control de las ventas, SuiteCRM hace el manejo de cuentas de clientes actuales, con sus respectivos contactos, de donde surgen las oportunidades de negocio, que luego se convierten en cotizaciones (presupuestos), para ser después contratos que se facturan.
Tanto las facturas como las cotizaciones se pueden personalizar, para crear plantillas en PDF con el logotipo de la empresa y la información que requiramos para la impresión de los documentos contables.
Los clientes potenciales se pueden registrar manualmente o por medio de importación de archivos planos.
A partir de esta lista de clientes potenciales, se crean listas de público objetivo, para segmentar dichas personas, para poder enviarles campañas de marketing.
Marketing
SuiteCRM permite realizar actividades de marketing, de tal manera que se pueden enviar a los clientes actuales o potenciales, boletines de noticias o correos electrónicos, ya sea directamente o por medio de servicios como MailChimp.
También permite registrar otras actividades de marketing no relacionadas con el envío de correos, como por ejemplo televentas o publicidad por radio, etc.
Los clientes potenciales se convierten en público objetivo en el módulo de marketing, y éstos a su vez se pueden segmentar en listas de público objetivo.
Atención al Cliente
También permite poner casos relacionados con cuentas o proyectos, para cuando se presentan fallas, quejas o reclamos de los clientes.
Productos
SuiteCRM permite crear productos, ya sea en forma de bienes o servicios, con su respectivo costo y precio de venta, como también sus categorias.
Eventos
También podemos crear eventos, como por ejemplo una conferencia en un hotel, un desayuno de trabajo con clientes, etc. Permitiendo el envío de las invitaciones por email, gestionando también su aceptación o no.
Actividades
Para todos los módulos de SuiteCRM, se puede hacer manejo de todas las actividades que se realizan en dichos espacios de trabajo, como son:
- Calendario
- Llamadas
- Reuniones
- Correos (envío y recepción)
- Tareas
- Notas
Informes
Los informes se pueden realizar sobre todos los módulos y campos, permitiendo generar reportes en forma de tablas y gráficas.
Flujo de Trabajo
Se pueden crear flujos de trabajo automáticos sobre todos los módulos del sistema. Cada flujo de trabajo se crea considerando:
- Se ejecuta para…
- Cuándo se ejecuta …
- Sobre una serie de condiciones …
- Y se realizan una serie de acciones
Base de conocimiento
SuiteCRM también ofrece una base de conocimiento, donde podemos registrar artículos, que describan en general una resolución a algún tipo de inconveniente. Permitiendo manejar los artículos dentro de su ciclo de vida, con un versionamiento y una aprobación por alguien encargado.
Mapas
Se integra con Google Maps, para hacer ubicación de los clientes, identificar clientes por su ubicación con relación a la localización de otro cliente, y la generación de áreas de coordenadas.
Esta función permite crear rutas de visitas a los clientes, considerando su localización, para vendedores que se mueven continuamente en campo.
Proyectos
También facilita la creación de proyectos, donde registramos actividades, tareas, contactos relacionados, podemos mirar el uso de los recursos y tickets de soporte asociados.
Documentos
SuiteCRM también permite compartir documentos, donde no sólo se suben archivos, sino que también se identifican por tipos de documentos, su versión, sus fechas de creación y caducidad, su categoración y su relación con otros documentos.
Integración con otros sistemas
Al ser un sistema opensource, existen muchos conectores con otros sistemas, por ejemplo:
- Con redes sociales
- Con Gmail para el archivado automático de emails y adjuntos enviados.
- Con MailChimp para el envío de campañas de correo masivas.
- Con centrales telefónicas para el registro y recepción automáticas de llamadas.
- Con Outlook para archivar emails.
Empleados
Se pueden registrar los empleados de la empresa, como líderes de ventas, que son los que asumen las diferentes actividades de ventas, mercadeo, etc.
Dashboard
Cada usuario de SuiteCRM puede personalizar su pantalla de inicio (dashboard), con su calendario, llamadas, cuentas, actividades, gráficas, etc.
En conclusión, como podemos notar SuiteCRM es un sistema CRM muy completo, que nos permite hacer un control interesante de todo nuestro proceso comercial, y lo mejor, es una herramienta opensource, lo que nos ahorra un buen dinero en la compra de licencias de uso.
Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de ITSoftware SAS.