Es una realidad que muchas cosas han ido cambiando en los últimos tiempos para las compañías que apenas empiezan su operación comercial, o para aquellos con emprendimientos que quieren concretar sus proyectos. Este artículo está dedicado a mostrar las grandes oportunidades TIC presentes hoy en día para el desarrollo y crecimiento de las pymes.
Actualmente gracias a las tecnologías de la información, internet y las telecomunicaciones fijas y móviles, los negocios ya no son solo locales sino que se han vuelto negocios a nivel global. Han quedado atrás las formas tradicionales de mercadeo, con sus altos precios asociados; (por lo menos para las pymes), las oportunidades de negocio son múltiples y variadas, es así que debemos buscar entonces la mejor manera de valernos de ellas, y lo más importante, tenemos ante nuestra vista vitrinas “virtuales” donde podemos dar a conocer nuestros productos y servicios, a miles de clientes potenciales, a unos costos relativamente bajos, por no decir que algunos gratuitos, y a solo un click del negocio.
¿Pero cómo mi pequeña empresa puede montar una infraestructura de IT para dar soporte a todas estas oportunidades?
Gracias al avance de la tecnología y de los servicios en la nube, tenemos acceso a una enorme cantidad de recursos, que nos permiten montar nuestra infraestructura de manera gradual e ir creciendo en la medida de nuestras necesidades, sin recurrir a costos iniciales altos, ni a inversiones en equipos o servidores que pueden quedarse insuficientes o quedar sobredimensionados.
Es así como voy a enumerar algunas de estas tecnologías que nos facilitan poner a funcionar nuestros emprendimientos a un costo razonable:
1. Virtualización de Servidores y Escritorios
La virtualización consiste en usar un mismo equipo físico para poner a funcionar sobre él, no solo un sistema operativo, sino varios sistemas operativos; de diferentes tipos, y dirigidos a diferentes funcionalidades.
De este modo se puede hacer un uso más eficiente de los recursos de hardware, junto con una reducción de los gastos de mantenimiento que se pueden elevar en la medida en que más equipos físicos poseamos, y también podremos obtener un aumento de la seguridad de la información que se encuentra ahora centralizada.
Así pues en un solo equipo, con plataformas de virtualización como VMWare, Xen de Citrix o Hyper-v de Microsoft; es posible convertirlo en un sistema multipropósito para varias aplicaciones de la compañía.
Ese mismo ambiente físico permite tener servidores de correo, web, de bases de datos, etc., o incluso los escritorios Windows de un usuario cualquiera, compartiendo los mismos recursos de máquina.
Un usuario de Windows normal se tiene que despreocupar por llevar a la calle su equipo portátil, con el consecuente riesgo de perder la información por robo o defectos de la máquina. Tiene su información segura en las instalaciones de la compañía, puede acceder a ella por medio de VPN desde cualquier sitio, y si definitivamente se daña la máquina virtual, puede tener una máquina clonada en cuestión de unos pocos minutos.
La virtualización es entonces una forma de reducir los costos de inversión en infraestructura física, haciendo un uso extensivo y eficiente de los recursos, permitiendo distribuirlos de la manera en la que mi negocio lo requiera.
Finalmente, una opción válida y gratuita para este propósito lo puede constituir el sistema Xen de Citrix en su versión Cloud.
2. Seguridad de Red
Frente a la amenaza constante presente en Internet, es importante que nuestros recursos no sean de fácil acceso desde la red, por parte de manos inescrupulosas.
Adicional a las recomendaciones de firewall y de antivirus, la opción de una VPN es un recurso muy valioso para permitir la conexión segura desde cualquier lugar a la red de la empresa, o entre sedes dispersas de la misma empresa.
Así pues desde la comodidad de su hogar, un usuario se puede conectar por VPN a los recursos de la empresa, gozando de las mimas facilidades como si estuviera físicamente en la oficina. No sólo puede ingresar a su portátil, tiene acceso a las impresoras, a los recursos de red compartidos, al sistema de contabilidad, etc.; incluso hasta tener su misma extensión telefónica en casa.
Y toda esta maravilla puede resultar casi sin ningún costo, es solo contar con un servidor en Linux (Sistema operativo abierto y gratuito) y el software OpenVPN (también gratuito). Este servidor se encarga de crear un túnel encriptado entre el equipo externo y la red de la compañía, lo que incrementa la seguridad de esta conexión, evitando que sea muy difícil recibir un ataque cibernético.
3. Hosting web
Adicionalmente al hosting donde alojamos nuestra página web corporativa, podemos contar con un ambiente web de muy bajo costo, aprovechando los servidores virtualizados en Linux, y los servicios web Apache o Tomcat, y las bases de datos gratuitas MySQL, Postgre o Oracle XE.
De este modo podemos contar con todo un ambiente para diseñar y desarrollar aplicaciones web para uso interno de la compañía, sólo visibles desde el interior de la compañía, o por medio de VPNs autorizadas.
Adicionalmente podemos contar con otra opción para alojar un sistema de capacitación virtual en Moodle; un sistema gratuito pensado específicamente para cursos en línea, con facilidades para publicar cursos en diferentes formatos multimedia, chats, foros, blogs, exámenes, etc. Esta es una excelente opción para distribuir cursos al personal que por su posición geográfica o disponibilidad de tiempo, no le sea fácil acceder a una capacitación presencial.
4. PBX IP Asterisk – FreePBX
Anteriormente para contar con un sistema de telefonía corporativo era necesario hacer una buena inversión en equipos dedicados para este fin, junto con la infraestructura del cableado telefónico.
Hoy en día, gracias a la tecnología IP (Internet Protocol) y al software abierto, es posible contar con una planta telefónica con todas las facilidades que puede ofrecer una PBX comercial.
Es así como el software abierto FreePBX sobre Asterisk, nos permite contar con una PBX con servicios como: extensiones, troncales salientes y entrantes, IVR (contestador automático en llamada entrante), llamada en espera, buzón de voz, mensajes de buzón a correo electrónico, restricción de llamadas salientes por código, grabación de llamadas, grabación de mensajes, despertador, reloj, entre otras facilidades más.
¿Qué necesitamos para montar este sistema? Sólo requerimos un servidor en Linux, que puede ser virtualizado también; descargar de internet el software FreePBX + Asterisk, y listo, tenemos todo lo que necesitamos para montar nuestra planta telefónica.
De este modo nuestras extensiones pueden funcionar en la misma red LAN de la empresa, usando diademas, telefónos IP o equipos conversores para teléfonos análogos. O desde fuera de la oficina, de manera segura, conectándose por medio de la VPN.
Si queremos tener la facilidad para hacer y recibir llamadas, podemos suscribirnos a un servicio de troncales SIP, ofrecido por varias empresas nacionales o extranjeras a costos razonables. En el siguiente punto voy a ahondar un poco más sobre este tipo de facilidades.
5. Troncales SIP
Una troncal SIP es un servicio que prestan diversas compañías nacionales o extranjeras, que permiten conectar nuestra PBX a la red pública telefónica o móvil.
Sólo es comprar el servicio con una tarjeta de crédito u otro medio de pago, con lo que recibimos unos datos básicos para conectar la troncal a la PBX.
De este modo tenemos la opción de realizar llamadas locales, nacionales, a móviles o a internacionales a un bajo costo. Y no sólo una llamada a la vez, la troncal puede realizar varias llamadas al mismo tiempo.
Por otro lado, también podemos recibir llamadas por esa misma troncal, que terminadas en el IVR (contestador automático), se pueden dirigir a las extensiones correspondientes.
Y claro, se preguntarán, ¿cómo nos van a llamar nuestros clientes? Ahí entra a colación el servicio llamado número DID, del cual hablaremos en el siguiente punto.
6. Números DID
Un número DID es un número telefónico “virtual” perteneciente al plan de numeración telefónico de un país determinado. Así pues, un número DID aparece como si fuera un número local de su ciudad, pero que realmente está siendo ofrecido de manera virtual por una empresa proveedora de servicios en la nube. Normalmente junto con la troncal SIP, se ofrece un número DID, el cual es número local de la ciudad de donde se quiera, a la cual nuestros clientes nos pueden llamar como un número local cualquiera.
Para tener este número no necesitamos de instalaciones físicas, o de contratos o cláusulas de permanencia, normalmente lo adquirimos con la troncal SIP, y una vez conectamos virtualmente la troncal, ya tenemos nuestro nuevo número local conectado a nuestra PBX.
Y no es sola esa su utilidad, si más adelante, nuestra empresa se internacionaliza, y ofrecemos servicios en otros países, podemos contratar números DID de esos países, de tal manera que nuestros clientes se pueden comunicar con nosotros a la misma PBX, llamando a números locales, o también con servicios de llamadas gratuitas 01800.
7. Escritorios en Linux
Es de todos conocidos que la mayoría de distribuciones del sistema operativo Linux son abiertas y gratuitas. Esto como empresa nos ofrece una gran ventaja, en cuanto a que nos reduce el costo de las licencias Microsoft asociadas al sistema operativo y a los programas de Office.
En Linux contamos con un paquete de Office que cubre todas las funcionalidades de Microsoft Office. Lógicamente no tiene la misma apariencia, y algunas características pueden variar un poco, pero en esencia realizan las mismas funciones.
Lastimosamente esta opción puede resultar complicada y engorrosa para un usuario normal, acostumbrado al ambiente Windows y a los programas de MS Office; pero es una buena alternativa para reducir los costos de licenciamientos asociados a Microsoft.
8. Servidores en la nube
En la actualidad empresas gigantes como Amazon o Microsoft, ofrecen multitud de servicios en la nube, entre los cuales están los servidores virtuales.
Estos servidores son máquinas virtuales que operan en los datacenters de estas empresas, bajo diferentes sistemas operativos (Linux o Windows), entregados a los clientes para que sean ellos los que instalen las aplicaciones o servicios que requieran. Al ser máquinas virtuales, uno mismo puede escoger las características que desea de su servidor, y en cuestión de 5 minutos, ya tiene disponible su servidor para trabajar en él.
Estos servidores pueden arrancar siendo máquinas pequeñas con pocos recursos y costos muy bajos, hasta servidores mucho más grandes y potentes, lógicamente a un costo mayor. Todo cobrado de manera conjunta en una sola factura mensual, que incluye el uso de los recursos, sistema operativo y ancho de banda de internet.
Este esquema de servidores como servicio tiene varios puntos atractivos:
– Tenemos nuestros servidores en datacenters muy seguros, con respaldo de energía, aire acondicionado e Internet, y además la posibilidad de accederlos por medio de IP públicas.
– Podemos crecer en la medida en la que lo necesitemos. Si nuestro negocio empieza a tener tantos clientes, que nuestro servidor se empieza a quedar colgado, podemos aumentar nuestra capacidad o clonar más servidores, según nuestro tráfico lo requiera, y volverla a reducirla cuando ya no la necesitemos. E incluso por demanda, si requerimos aumentar nuestra capacidad de procesamiento durante ciertas horas del día, o por ciertos días de una temporada, también lo podemos hacer, aumentándola o reduciéndola de forma manual o automática. Al final, sólo pagamos por el tiempo efectivo del uso de estos recursos.
– No tenemos que hacer una inversión inicial en una infraestructura, que puede llegar a quedar corta o sobredimensionada; podemos ser flexibles para aumentarla o disminuirla de acuerdo al comportamiento de nuestro negocio.
– Podemos ofrecer servicios de alta disponibilidad a terceros aprovechando esta infraestructura, contando con todo el respaldo y solidez de estos gigantes informáticos.
Estos servicios ofrecen otros valores agregados para mejorar el desempeño de los sistemas, junto con opciones de seguridad de la red, anchos de banda enormes, conectividad a nuestros sistemas locales por medio de VPN, etc.
9. Chat corporativo
Aunque existen multitud de plataformas que ofrecen servicios de chat gratuitos. A nivel corporativo también podemos contar con herramientas gratuitas para mejorar la seguridad de las comunicaciones chat entre nuestros empleados.
Para este fin contamos con el software abierto XAMPP, el cual podemos instalar en un servidor Linux, para montar nuestro propio sistema de chat corporativo.
Junto a XAMPP, podemos descargar el software gratuito Jitsi, el cual nos permite registrar nuestra cuenta de chat corporativo, y además nos permite compartir el escritorio con fines colaborativos, entre los usuarios que usan el servicio.
10. Almacenamiento en la nube
Otro servicio altamente usado hoy en día, lo constituye el almacenamiento gratuito en la nube. Ofrecido por empresas como DropBox, Google, Microsoft, entre otros; que nos permiten almacenar nuestros archivos en discos virtuales en la nube, con capacidades que pueden llegar hasta 15 GB en el caso del Google Drive.
Una de las ventajas de estos servicios es que podemos guardar nuestros archivos en carpetas personales, sólo vistos por el dueño de la cuenta, o compartirlos con varias personas que trabajan en forma conjunta en ellos.
Adicionalmente, los archivos se sincronizan de forma automática entre el PC y la nube, de tal modo que se pueden tener actualizados todo el tiempo, en todos los dispositivos donde tengamos instalado el sistema, incluso en los dispositivos móviles. Así no perderemos la información, ni tampoco se nos quedará nuestro trabajo en la USB o CD que dejamos olvidados en casa.
Finalmente como conclusión, el fin último de este artículo ha sido traer a nuestras mentes algunos de los recursos tecnológicos con los que podemos contar en la actualidad, para ofrecer servicios de un modo profesional y de alta disponibilidad; como también para proveer a nuestra empresa de toda la infraestructura necesaria para operar de un modo adecuado y seguro, a unos costos al alcance del bolsillo de emprendedores o pequeños empresarios.
En ITSoftware SAS, estamos en completa disposición de apoyarlos para llegar a sus metas en un mundo altamente globalizado, con grandes posibilidades de crecer como visionarios, capaces de usar los recursos que la tecnología actualmente les ofrece, y así poder conseguir mayor participación en el mercado y lograr una mayor satisfacción de sus clientes. Estas son las grandes oportunidades TIC que están al alcance de los emprendedores y empresarios.
Un comentario