Encontrar datos repetidos en una tabla de Excel o de una base de datos

En este artículo te vamos a enseñar cómo encontrar datos repetidos en una tabla de Excel o de una base de datos como MySQL.


Encontrar datos repetidos en Excel


Si por ejemplo tenemos una tabla como la que se muestra a continuación :

Tabla para encontrar datos repetidos
Tabla para encontrar datos repetidos

Donde requerimos saber si hay datos repetidos, tomando como referencia el número de cédula de los clientes.

Aunque pueden haber varias formas de encontrar datos repetidos con fórmulas o macros, vamos a ilustrar una manera de hacerlo con tablas dinámicas:


A) Excel con tablas dinámicas


1.  Se selecciona completamente la tabla y en el menú «Insertar» se escoge «Tabla dinámica»

Repetidos Tabla dinámica 1
Repetidos Tabla dinámica 1

2. Aparece una ventana con los datos de origen, y en donde se va a cargar la tabla dinámica. Inicialmente dejamos por defecto dichos valores, y damos click en «Aceptar»:

Repetidos Tabla dinámica 2
Repetidos Tabla dinámica 2

3. Aparece del lado izquierdo un cuadro que muestra los datos de la tabla dinámica, y al lado derecho algunas opciones que permiten construir la tabla:

Repetidos Tabla dinámica 3
Repetidos Tabla dinámica 3

4. Como queremos saber si hay Cédulas duplicadas en la tabla, entonces seleccionamos ese campo, con lo que nos aparece por defecto «Suma de Cedula» en «Sumatoria de VALORES»

Repetidos Tabla dinámica 4
Repetidos Tabla dinámica 4

5. Damos click en «Suma de Valores» y escogemos la opción «Configuración de campo de Valor»

Repetidos Tabla dinámica 5
Repetidos Tabla dinámica 5

6.  En la ventana «Configuración de campo de valor«, escogemos la opción «Cuenta»

Repetidos Contar
Repetidos Contar

7. Ahora arrastramos el campo Cedula, al área de «FILAS»

Repetidos Tabla dinámica 7
Repetidos Tabla dinámica 7

De este modo, en la tabla dinámicas tenemos un conteo de las veces que aparece la Cédula en la tabla original, que para el ejemplo son los que aparacen con un número 2 en la columna «Cuenta de Cedula»

8. Si son muchos datos, entonces deberíamos poder distinguir los datos repetidos mediante un filtro, entonces lo que hacemos es copiar la tabla dinámica en otra hoja (al pegarla, se escoge la opción Pegado Especial -> Valores), y ahí se hace un filtro para números mayores a 1:

Repetidos Tabla dinámica 8
Repetidos Tabla dinámica 8

De este modo, sólo tendremos las cédulas repetidas, con la cantidad de veces que aparecen:

Datos repetidos en una tabla de Excel
Datos repetidos en una tabla de Excel

B) Encontrar datos repetidos en una base de datos


Ahora vamos a ilustrar cómo encontrar los datos repetidos, teniendo la misma tabla de clientes en una base de datos:

Repetidos base de datos 1
Repetidos base de datos 1

Para este ejemplo, vamos a construir una consulta SQL que permita encontar los datos repetidos:

1.  Creamos una consulta que nos cuente la cantidad de veces que aparecen repetidas las cédulas, usando la función agregada count(*) , group by:

SELECT count(*) as C, cedula FROM clientes group by cedula
Repetidos base de datos 2
Repetidos base de datos 2

Aquí ya tenemos las veces que aparece un número de cédula en la tabla.

2. Ahora hacemos otra consulta para sólo tener los valores repetidos, porlo cual se pone C>1

select * from 
(SELECT count(*) as C, cedula FROM clientes group by cedula) B
where B.C>1
Repetidos base de datos 3
Repetidos base de datos 3

De esta forma tendremos de una manera ágil y rápida los datos repetidos de una tabla de una base de datos, en este ejemplo en el motor de base de datos MySQL.

Como podemos notar, el buen uso de las herramientas de cálculo o de base de datos, nos permite agilizar trabajos que pueden ser repetitivos, o que manualmente se pueden llevar mucho tiempo, con una gran propención a errores.

Este artículo hace parte del sistema de divulgación de conocimiento de ITSoftware SAS.

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